Hapat thelbësorë për importimin e kontakteve me sukses

Hapat kryesorë për të importuar kontaktet tuaja nga një autoresponder i jashtëm në systeme.io, duke respektuar praktikat më të mira teknike, ligjore (GDPR) dhe të marketingut.

1. Përgatitja dhe auditimi i listës ekzistuese

Një listë kontakti e përgatitur mirë është thelbësore për një migrim të suksesshëm. Filloni me këta hapa:

• Eksportoni kontaktet tuaja nga autoresponderi juaj i mëparshëm (në format CSV).
• Rishikoni të dhënat e disponueshme: emri, mbiemri, adresa e email-it, statusi (i abonuar / i çabonuar), data e regjistrimit, historia e ndërveprimeve, etiketat, etj.
• Segmentoni kontaktet sipas nivelit të angazhimit (aktivë / joaktivë) për të shmangur importimin e adresave të vjetruara ose jo-reaguese.

2. Pastrimi i listës para importimit

Pasi lista të jetë renditur, është thelbësore të siguroheni për cilësinë e adresave të email-it.

Praktikat më të mira që duhen ndjekur:

• Hiqni dublikatat, adresat e pavlefshme ose joaktive të email-it.
• Përdorni filtrat e mjetit tuaj të vjetër për të renditur kontaktet. Nëse kjo nuk është e mundur, përdorni një shërbim verifikimi email-i (p.sh. NeverBounce ose ZeroBounce) për të identifikuar adresat me rrezik (dështime të forta, kurthe spam-i).
• Ruani provat e pëlqimit (opt-in), të cilat mund të kërkohen gjatë kontrolleve të përputhshmërisë.
• Respektoni statuset e kontakteve: mos riaktivizoni përdorues të çabonuar ose joaktivë.
• Sigurohuni që etiketat dhe segmentet të jenë caktuar saktë.

Për ta bërë këtë:

• Zgjidhni kontaktet përkatëse.
• Klikoni te Veprime të tjera.
• Zgjidhni Çabonohu nga email-et e marketingut.

Importoni vetëm kontakte që kanë dhënë pëlqimin e tyre të qartë për të marrë email-et tuaja. Kjo është e detyrueshme për përputhshmërinë me GDPR dhe për të siguruar dorëzueshmëri të mirë të email-eve.

3. Importimi i studentëve (kontakte të kurseve)

Nëse dëshironi të importoni studentë që janë regjistruar në kurset tuaja, por nuk kanë marrë email nga ju prej kohësh:

• Planifikoni një importim gradual për të shmangur dështimet masive.
• Kini parasysh: një email automatik dërgohet sapo një student shtohet në një kurs në systeme.io (me lidhjen për të hyrë në zonën e anëtarëve).

4. Konfigurimi i autoresponderit të ri

Para se të importoni kontaktet në systeme.io:

• Rikrijoni listat, segmentet dhe etiketat tuaja (duke përputhur ato me mjetin tuaj të mëparshëm).
• Konfiguroni autentifikimin e email-it: regjistrat SPF, DKIM dhe DMARC në domenin tuaj.
• Krijoni një llogari në Google Postmaster Tools për të monitoruar reputacionin e dërguesit tuaj.

5. Importimi i kontakteve

• Importoni vetëm skedarë të pastruar.
• Respektoni statuset e kontakteve (mos aktivizoni kontakte të çabonuar ose joaktivë).
• Kontrolloni dy herë që etiketat dhe segmentet të jenë aplikuar saktë.

6. Ngrohja e adresës së email-it ose e domenit

Kur ndryshoni ofrues email-i, duhet të kryeni ngrohjen e adresës ose të domenit tuaj të email-it. Kjo ndihmon ofruesit e email-it (Gmail, Outlook, etj.) të përshtaten me zakonet tuaja të dërgimit dhe të ulin rrezikun e përfundimit në spam.

Shihni faqen tonë të ndihmës për ngrohjen e email-it për më shumë detaje.

Praktikat më të mira:

• Filloni me kontaktet tuaja më të angazhuara.
• Rritni gradualisht volumin ditor të email-eve.
• Monitoroni treguesit kryesorë (norma e hapjes, norma e dështimeve, raportet e spam-it, etj.).

7. Testimi dhe monitorimi pas migrimit

• Ekzekutoni fushata testimi në segmente të vogla.
• Analizoni normat e hapjes, klikimeve, dështimeve dhe spam-it.
• Rregulloni përmbajtjen dhe frekuencën nëse është e nevojshme.

8. Riaktivizimi dhe pastrimi i vazhdueshëm i listës

• Nisni fushata ri-angazhimi për kontaktet joaktive.
• Fshini rregullisht kontaktet që nuk reagojnë për të ruajtur një listë të shëndetshme.

9. Përputhshmëria dhe dokumentacioni

• Mbani regjistrat e importimit/eksportimit dhe të dhënat e pëlqimit (opt-in).
• Përditësoni politikën tuaj të privatësisë nëse është e nevojshme dhe informoni përdoruesit tuaj në përputhje me këtë.

Shembull plani ngrohjeje (për lista me 5,000+ kontakte)

Ngrohja është një hap kritik për të ruajtur dorëzueshmërinë tuaj pas migrimit.

Qëllimi: Të shmangen filtrat e spam-it duke filluar me kontaktet më reaguese.

Plan për 7 deri në 14 ditë:

• Ditët 1–2: Dërgoni te 500 kontakte shumë të angazhuara (kanë hapur / klikuar në 30 ditët e fundit).
• Ditët 3–4: Rriteni në 900 kontakte shumë të angazhuara.
• Ditët 5–6: Rriteni në 1,500, duke përfshirë kontakte gjysmë-të angazhuara (kanë hapur brenda 60 ditëve).
• Ditët 7–9: Rriteni në 2,500–4,000, duke përfshirë kontakte mesatarisht aktive.
• Ditët 10–14: Dërgoni te lista e plotë, duke përjashtuar kontaktet joaktive afatgjata.

Ja një format tjetër për ngrohjen:

Praktikat më të mira gjatë fazës së ngrohjes

1. Filloni me kontaktet më të angazhuara

Kjo dërgon sinjale pozitive te Ofruesit e Shërbimit të Internetit (ISP), falë normave të larta të hapjes dhe klikimeve.

Përdorni segmente dinamike si: hapur / klikuar në 30, 60 ose 90 ditët e fundit.

2. Krijoni përmbajtje email-i me cilësi të lartë

• Përdorni tituj të personalizuar dhe tërheqës.
• Shtoni lidhje të qarta, të gjurmueshme dhe relevante.
• Shmangni elementet që mund të aktivizojnë filtrat e spam-it:

1. Përdorim i tepruar i SHKRONJAVE TË MËDHA
2. Oferta tepër të mira për të qenë të vërteta
3. Shtojca të panevojshme
4. Karaktere ose simbole speciale në tituj

3. Monitoroni treguesit kryesorë të performancës

• Norma e hapjes: > 20% = e mirë
• Norma e klikimit: > 2% = e pranueshme (ndryshon sipas përmbajtjes)
• Norma e dështimeve: < 2%
• Norma e ankesave për spam: < 0.1%

4. Hiqni adresat problematike

Hiqni kontaktet që nuk tregojnë asnjë angazhim (pa hapje ose klikime për më shumë se 6 muaj).

Në systeme.io, mund ta pastroni listën e kontakteve në dy mënyra:

• Manualisht
• Automatikisht

5. Autentifikoni email-et tuaja

• Sigurohuni që regjistrat SPF, DKIM dhe DMARC të jenë konfiguruar saktë për domenin tuaj.
• Përdorni një adresë të dedikuar dërguesi (p.sh. , news@yourbusiness.com     ) për të përmirësuar reputacionin tuaj si dërgues.

Bonus: Mjete të rekomanduara

• Verifikim email-i: NeverBounce, BriteVerify, ZeroBounce
• Monitorim i dorëzueshmërisë: GlockApps, Mail-Tester, Google Postmaster Tools